Karole 
Personalo apskaitos darbai kartojasi pagal metų ritmą: sausį metinės ataskaitos ir deklaracijos, pavasarį atostogų grafikai, vasarą atostogų pikas ir sezoniniai darbuotojai, rudenį darbo apmokėjimo peržiūros, gruodį premijos ir metų uždarymas. Kai šis ritmas žinomas, personalo valdymo sistema ir aiškus kalendorius padeda pasiruošti sunkiausiems mėnesiams, o ne gesinti gaisrus.
Kodėl verta turėti kalendorių
Buhalterijoje dirbu jau daug metų ir galiu pasakyti, kad sunkiausi mėnesiai visada tie patys. Skiriasi tik tai, ar jie užklumpa netikėtai, ar yra suplanuoti. Įmonėse, kur personalo apskaitos darbai sudėti į kalendorių, sausis ir gruodis būna įtempti, bet ramūs. Ten, kur kalendoriaus nėra, kasmet kartojasi ta pati skuba.
Kalendorius naudingas ne tik buhalterei ar personalo specialistui. Jis taip pat padeda vadovams žinoti, kada iš jų bus prašoma informacijos, o darbuotojams kada teikti prašymus.
Dar viena kalendoriaus nauda yra tai, kad jis atskleidžia pasikartojančias problemas. Jei kasmet kovą vėluoja atostogų grafikai, o rugpjūtį trūksta žmonių, kalendorius tai parodo aiškiai, ir sprendimą galima ieškoti iš anksto.
Metai mėnesiais
Sausis–vasaris: metų pradžia
Tai pats intensyviausias metų laikas. Uždaromi praėję metai, rengiamos metinės deklaracijos ir ataskaitos, darbuotojams išduodamos pažymos apie pajamas. Jei keitėsi mokesčių tarifai ar minimalus darbo užmokestis, nauji parametrai turi būti įvesti nuo pirmos metų dienos.
Tai ir laikas peržiūrėti atostogų likučius. Kiek kiekvienas darbuotojas nepanaudojo praėjusiais metais? Ar nėra senų likučių, kurie artėja prie perkėlimo ribos? Šią informaciją verta išsiųsti darbuotojams ir vadovams iš karto, kad jie galėtų planuoti ir nereikėtų to daryti paskubomis rudenį.
Vasarį verta patikrinti ir darbuotojų duomenis: ar pasikeitė adresai, pavardės, banko sąskaitos, ar yra naujų vaikų, dėl kurių darbuotojai gali turėti papildomų teisių. Tokie pokyčiai dažnai įvyksta, bet buhalterijai apie juos pranešama pavėluotai.
Kovas–balandis: atostogų grafikai
Pavasarį sudaromi vasaros atostogų grafikai. Mažoje įmonėje tai dažnai derybos: kas kada atostogauja, kad darbas nesustotų. Kai visi mato savo likučius ir kolegų planus, derybos vyksta greičiau.
Šiuo metu verta priminti darbuotojams, kad viena kasmetinių atostogų dalis paprastai turi būti ne trumpesnė kaip dešimt darbo dienų. Planuojant ją verta numatyti iš anksto, ypač jei darbuotojas nori atostogas dalyti į kelias trumpesnes dalis.
Gegužė–rugpjūtis: atostogų pikas ir sezoniniai darbuotojai
Vasarą daugiausia atostogų, o kai kuriose įmonėse ir sezoninių darbuotojų. Kiekvienas naujas darbuotojas reiškia darbo sutartį, pranešimą Sodrai prieš pradedant dirbti, įtraukimą į žiniaraštį. Kiekvienas išeinantis reiškia atsiskaitymą, įskaitant kompensaciją už nepanaudotas atostogas.
Vasarą buhalterė pati dažnai atostogauja, todėl svarbu, kad ją pavaduojantis žmogus žinotų, kur ką rasti. Kai visa informacija vienoje sistemoje, pavadavimas daug paprastesnis.
Rugpjūtis ypač svarbus mokymo įstaigoms ir įmonėms, kurios rudenį plečia komandas. Naujų darbuotojų įdarbinimą verta planuoti taip, kad dokumentai būtų paruošti iki pirmos darbo dienos, o ne po jos.
Rugsėjis–spalis: grįžimas ir peržiūros
Rudenį dažnai peržiūrimi atlyginimai ir darbo apmokėjimo sistemos. Tai geras metas patikrinti, ar pareigybių aprašymai atitinka realų darbą, ar atlyginimų skirtumai pagrįsti aiškiais kriterijais. Įsigaliojus darbo užmokesčio skaidrumo reikalavimams, ši peržiūra tapo dar svarbesnė.
Rudenį taip pat būtinai verta pasitikrinti, kiek atostogų darbuotojams liko iki metų pabaigos, ir paskatinti juos jas panaudoti.
Lapkritis–gruodis: premijos ir metų uždarymas
Metų pabaigoje mokamos premijos, kartais keičiami atlyginimai nuo naujų metų, ruošiamasi metų uždarymui. Švenčių laikotarpiu keičiasi darbo grafikai, atsiranda papildomų poilsio dienų ir darbo švenčių dienomis.
Gruodį verta parengti sąrašą, ką reikės pakeisti nuo sausio: naujus tarifus, atlyginimus, grafikus. Tada sausio pirmosiomis dienomis nereikės to ieškoti, o pirmasis naujų metų atlyginimas bus apskaičiuotas teisingai.
Kas padeda išlaikyti ritmą
Kalendorius veikia tik tada, kai informacija apie darbuotojus yra tvarkinga ir lengvai pasiekiama. Kai atostogų likučiai, sutarčių sąlygos ir darbo laikas yra vienoje vietoje, kiekvienas metų etapas reikalauja mažiau rankinio darbo. Kai jie išsibarstę po skirtingas lenteles, net ir geras planas strigs, nes kiekvienam žingsniui reikės ieškoti duomenų.
Naudinga ir tai, kai darbuotojai patys mato savo informaciją. Pavasarį, sudarant atostogų grafikus, jiems nereikia klausti buhalterijos, kiek dienų liko. Rudenį, peržiūrint likučius, jie patys mato, ką dar reikia panaudoti.
Kaip susidėti savo kalendorių
Peržiūrėkite praėjusių metų darbus ir pažymėkite, kada buvo sunkiausia. Susirašykite terminus, kurie nustatyti teisės aktų, ir tuos, kuriuos nustato pati įmonė. Pažymėkite, kas už ką atsakingas ir kas pavaduoja atostogų metu.
Tada pasidalykite kalendoriumi su vadovais. Kai jie žino, kad balandį reikės patvirtinti atostogų grafikus, o rugsėjį peržiūrėti atlyginimus, jie pasiruošia iš anksto ir nebelaukia paskutinės dienos. Buhalterijai tai reiškia mažiau skubos, o įmonei mažiau klaidų.
