Susitikimai, kurie nevagia laiko: kaip juos paruošti ir pravesti

Daugelis biuro darbuotojų sutiks, kad susitikimai kartais yra didžiausias laiko vagis. Valanda posėdžių salėje, kurioje kalba trys žmonės, o dar septyni žiūri į telefonus, – pažįstamas vaizdas. Tačiau susitikimai gali būti ir labai naudingi: jie padeda priimti sprendimus, suderinti poziciją ir išspręsti problemas, kurių nepavyktų išspręsti laiškais. Svarbiausia – suprasti, kada jų reikia ir kaip juos pravesti, kad kiekviena minutė būtų prasminga.

Pirmiausia paklauskite: ar tikrai reikia susitikimo

Prieš kviesdami visus į salę, paklauskite savęs, ko norite pasiekti. Jei tereikia perduoti informaciją, dažnai pakanka laiško ar trumpo dokumento. Jei reikia aptarti sudėtingą problemą, priimti sprendimą ar sukurti idėjas kartu, susitikimas tikrai pateisinamas. Jei nežinote, kokio rezultato siekiate, susitikimas greičiausiai bus beprasmis.

Susitikimai, kurie nevagia laiko: kaip juos paruošti ir pravesti — Nuotr.: Tttrung, CC BY-SA 4.0, Wikimedia Commons (šaltinis)

Taip pat pagalvokite, ar galima susitikimą sutrumpinti: penkiolika minučių pokalbio gali pakeisti valandos posėdį, jei visi gerai pasiruošę.

Šią temą papildo straipsnis: Atviras biuras ar atskiri kabinetai: pliusai ir minusai.

Aiškus tikslas ir darbotvarkė

Kiekvienas susitikimas turi turėti vieną ar du aiškius tikslus. Užsirašykite juos kvietime: „Nuspręsti dėl rangovo pasirinkimo” arba „Suderinti projekto terminus”. Pridėkite trumpą darbotvarkę su punktais ir numatytu laiku kiekvienam. Dalyviai, žinodami, ko tikimasi, ateina geriau pasiruošę, o diskusija nenuklysta į šalutines temas.

Siųskite darbotvarkę iš anksto, bent dieną prieš, ir pridėkite medžiagą, kurią reikia perskaityti. Tai išvengia situacijų, kai pirmą pusvalandį visi skaito tai, ką galėjo perskaityti iš anksto.

Kviskite tik tuos, kurių reikia

Kuo daugiau žmonių, tuo ilgesnis ir mažiau produktyvus susitikimas. Pakvieskite tik tuos, kurie priima sprendimus, turi informacijos ar yra tiesiogiai paveikti rezultato. Kitus galima informuoti vėliau trumpu aprašu. Žmonės, kurie sėdi susitikime tik „dėl visa ko”, dažnai vargsta ir išsiblaško.

Kai kuriose įmonėse galioja „dviejų picų taisyklė”: jei susitikimui nepakanka dviejų picų, kad pamaitintum visus dalyvius, vadinasi, dalyvių per daug. Tai šmaikšti, bet naudinga mintis.

Trumpesnė trukmė ir tikslus laikas

Daugelis susitikimų užtrunka valandą tik todėl, kad kalendoriaus numatytas laikas yra valanda. Pabandykite susitikimus planuoti dvidešimt penkių ar penkiasdešimties minučių trukmės, kad liktų laiko pertraukai ir pasiruošimui. Pradėkite tiksliai laiku, net jei kai kurie dar neatėjo, ir kreipkitės į dalyvius, kad pagerbtų vienas kito laiką.

Taip pat nustatykite pabaigą: jei susitikimas artėja prie pabaigos, o klausimas neišspręstas, nuspręskite, ar tęsti, ar pratęsti kitą kartą. Tai geriau nei vilkinti be galo.

Vedėjas ir užrašų laikytojas

Kiekvienam susitikimui reikia žmogaus, kuris veda diskusiją, laikosi darbotvarkės ir stebi laiką. Taip pat pravartu paskirti ir užrašų laikytoją, kuris fiksuoja sprendimus ir užduotis. Rotuokite šias roles, kad niekam nepasidarytų per daug naštos, o kiekvienas išmoktų vesti susitikimus.

Geras vedėjas leidžia kalbėti visiems, bet nepalieka diskusijos klaidžioti. Jei kas nors pradeda nukrypti, mandagiai nukreipia atgal: „Čia svarbi tema, užsirašykime ją atskirai.”

Sprendimai ir veiksmai

Susitikimas be rezultato yra nusivylimas. Pabaigoje trumpai apibendrinkite: kokie sprendimai priimti, kas kokią užduotį atlieka ir iki kada. Užrašykite tai ir išsiųskite visiems dalyviams per dieną. Kad užduotis būtų aiški, nurodykite atsakingą asmenį ir terminą, o ne „reikėtų padaryti”.

Jei susitikime nebuvo priimtas nė vienas sprendimas ar užduotis, pagalvokite, ar jis reikalingas. Kartais tai ženklas, kad temą derėjo spręsti kitu būdu.

Telefonai ir dėmesys

Daugelis susitikimų praranda efektyvumą dėl išsiblaškymo. Pasiūlykite komandai paprastą susitarimą: telefonai ir kompiuteriai uždaromi, jei nereikalingi diskusijai. Susitikimai trumpesni ir intensyvesni, o žmonės jaučiasi labiau išklausyti. Jei dalis dalyvių dalyvauja nuotoliu, skirkite jiems ypatingą dėmesį ir užtikrinkite, kad jie galėtų išsakyti nuomonę.

Stovimi ir greiti susitikimai

Kai kurios komandos praktikuoja trumpus stovimus susitikimus, kuriuose kiekvienas per minutę pasako, ką padarė ir ką planuoja. Stovint nenorisi užsitęsti, todėl pokalbiai glaustesni. Šis metodas puikiai tinka kasdieniam derinimui, bet nelabai tinka sudėtingoms diskusijoms, kurioms reikia laiko apmąstyti.

Atsisakykite nereikalingų susitikimų

Kartais geriausias būdas sutaupyti laiko – nusiųsti pasiūlymą atšaukti pasikartojantį susitikimą, kuris jau nebeatlieka savo paskirties. Peržiūrėkite savo kalendorių ir paklauskite: kokią vertę šis susitikimas teikia? Jei atsakymas neaiškus, pasiūlykite pabandyti mėnesį be jo. Dažnai niekas nepasigenda.

Nuotoliniai ir hibridiniai susitikimai

Kai dalis dalyvių dalyvauja nuotoliu, susitikimo kokybė dažnai nukenčia. Žmonės salėje kalba tarpusavyje ir pamiršta tuos, kurie prisijungę internetu, o garsas ar vaizdas sutrinka. Padeda keli paprasti principai: visi, net ir esantys salėje, prisijungia atskirai arba bent atidaro bendrą pokalbių langą, vedėjas aiškiai kviečia kalbėti ir nuotolinius dalyvius, o prieš pradedant patikrinamas garsas. Jei susitikimas ilgas, įtraukite pertraukas, nes žiūrėjimas į ekraną vargina labiau nei dalyvavimas gyvai.

Kaip išmatuoti, ar susitikimai veikia

Norint pagerinti susitikimus, verta jų kokybę stebėti. Po kelių susitikimų paklauskite dalyvių: ar tikslas buvo aiškus? Ar visi galėjo kalbėti? Ar susitikimo laikas buvo tinkamas? Ar vėliau buvo aišku, ką daryti? Net keli trumpi atsakymai parodys, kur reikia keisti. Taip pat verta kartą per ketvirtį peržiūrėti pasikartojančius susitikimus ir nuspręsti, kuriuos tęsti, kuriuos sutrumpinti, o kuriuos atšaukti. Daugelis komandų nustemba, kiek laiko pavyksta atlaisvinti.

Mintis pabaigai

Geri susitikimai nėra atsitiktinumas, jie rezultatas paprasto pasiruošimo: aiškaus tikslo, tinkamų žmonių, tvarkingos darbotvarkės ir aiškių sprendimų pabaigoje. Pabandykite įdiegti vieną ar du pakeitimus kitam susitikimui ir pažiūrėkite, kaip pasikeičia atmosfera. Net nedideli pokyčiai gali grąžinti komandai šimtus valandų per metus.