Atviras biuras ar atskiri kabinetai: pliusai ir minusai

Diskusija, ar geriau dirbti atvirame biure, ar atskiruose kabinetuose, tęsiasi jau dešimtmečius. Atviri biurai buvo pristatyti kaip bendradarbiavimo ir gyvos atmosferos erdvės, o kabinetai – kaip koncentracijos ir privatumo vieta. Praktika rodo, kad nei vienas variantas nėra visiems tinkamas. Šiame straipsnyje apžvelgsime abiejų pusių argumentus ir pasiūlysime, kaip pasirinkti ar suderinti.

Kodėl atsirado atviri biurai

Atviri biurai išpopuliarėjo, nes jie leido sutaupyti ploto ir pinigų: viename dideliame kambaryje telpa daugiau darbuotojų nei atskiruose kabinetuose. Be to, buvo tikima, kad atvira erdvė skatina bendravimą, idėjų mainus ir komandinį darbą, nes žmonės mato vienas kitą ir greičiau užkalbina.

Atviras biuras ar atskiri kabinetai: pliusai ir minusai — Nuotr.: Jadon Barnes xjadonx, CC0, Wikimedia Commons (šaltinis)

Kai kuriose įmonėse atviras planas taip pat siejamas su lygybe: nėra atskirų „vadovų kabinetų”, visi dirba toje pačioje erdvėje, o tai kuria atvirumo atmosferą.

Šią temą papildo straipsnis: Susitikimai, kurie nevagia laiko: kaip juos paruošti ir pravesti.

Atviro biuro pranašumai

Atvirame biure lengviau greitai užduoti klausimą, pasitarti, pasidalyti naujiena. Komandos nariai mato, kas vyksta, ir greičiau reaguoja. Naujokai gali stebėti kolegas ir mokytis. Tai taip pat lankstesnė erdvė: stalus galima perstatyti, kai keičiasi komandos. Įmonei tai pigesnis variantas.

Be to, kai kuriems žmonėms bendra aplinka sukuria energijos pojūtį: aplink žmonės, kažkas vyksta, nesijaučia vieniši.

Atviro biuro trūkumai

Pagrindinė problema – triukšmas ir pertraukimai. Kolegų pokalbiai, skambučiai, juokas, žingsniai nuolat blaško dėmesį. Dirbant sudėtingus užduotis, kurioms reikia susikaupimo, tai ypač trukdo. Taip pat trūksta privatumo: sunku vesti jautrius pokalbius, skambinti asmeniniais reikalais ar paprasčiausiai pabūti vienam.

Kai kurie tyrimai rodo, kad atviruose biuruose žmonės mažiau tiesiogiai bendrauja, nes jaučiasi stebimi, ir dažniau renkasi rašyti žinutes, net sėdėdami šalia. Pastebimas ir didesnis nuovargis bei sergamumas, nes žmonių daugiau, o ir patalpų oras dažnai blogesnis.

Kabinetų pranašumai

Atskiras kabinetas leidžia susikaupti, vesti pokalbius be pašalinių ausų, individualiai pritaikyti aplinką: šviesą, temperatūrą, baldus. Daug žmonių, kurie dirba sudėtingą intelektinį darbą, vertina tylą ir privatumą. Kabinetas taip pat padeda atsiriboti nuo kasdienių nutikimų.

Kabinetų trūkumai

Kabinetai kainuoja daugiau ir užima daugiau vietos. Jie gali skatinti izoliaciją: žmonės mažiau bendrauja, sunkiau mokosi vieni iš kitų, komandos dvasia silpnesnė. Kai kuriose įmonėse kabinetai asocijuojasi su hierarchija, o tai kelia nesutarimų.

Hibridinis sprendimas

Šiuolaikiniai biurai dažnai siekia kompromiso. Veiklos zonos: tylios darbo vietos susikaupimui, bendradarbiavimo zonos pokalbiams, telefono kabinos privačiam bendravimui, mažos susitikimų salės, poilsio kampeliai. Darbuotojai gali pasirinkti, kur dirbti pagal užduotį. Toks modelis vadinamas veiklos pagrindu organizuotu biuru.

Svarbu, kad zonos būtų aiškiai pažymėtos ir kad taisyklės būtų suprantamos: kur galima kalbėti, kur turi būti tylu.

Kaip pasirinkti

Pirmiausia pasižiūrėkite į darbo pobūdį. Jei daug kalbate telefonu ar su klientais, jums reikia vietos kalbėti. Jei dirbate sudėtingą analitinį ar kūrybinį darbą, svarbi tyla. Jei dirbate komandoje ir daug bendraujate, atvira erdvė gali tikti. Pasiklauskite darbuotojų nuomonės, nes jie geriausiai žino, kas jiems trukdo.

Kaip pagerinti atvirą biurą

Jei turite atvirą biurą, galite sumažinti jo trūkumus. Įrenkite tylias zonas ir telefono kabinas. Naudokite akustines pertvaras, kilimus ir sienų plokštes. Leiskite naudoti ausines ir susitarkite dėl „netrukdyti” signalų. Skatinkite dirbti iš namų ar kitose vietose, kai reikia susikaupti. Pasirūpinkite gera ventiliacija ir apšvietimu.

Nuotolinis ir hibridinis darbas pakeitė diskusiją

Pandemija ir nuotolinio darbo patirtis daugeliui parodė, kad biuras nebėra vienintelė darbo vieta. Dabar daug įmonių klausia ne tik „atviras ar uždaras”, bet ir „kodėl atvykti į biurą”. Atsakymas dažnai: bendravimui, komandos darbui, susitikimams. Individualiam susikaupimui daugelis renkasi namus. Todėl biuras vis dažniau tampa susitikimų ir bendradarbiavimo vieta, o ne tyliu darbo kambariu, ir jo planavimas keičiasi atitinkamai.

Kaip atvirame biure išlaikyti susikaupimą

Jei dirbate atvirame biure, galite pasirūpinti savo dėmesiu. Pasirinkite vietą tolėliau nuo judriausių takų ir virtuvėlės, naudokite ausines su triukšmo slopinimu, pasiūlykite komandai susitarti dėl tylos valandų. Planuokite sudėtingas užduotis tada, kai biure ramiau, pavyzdžiui, ryte ar vakare. Naudokite signalus, rodančius, kad esate užsiėmę. Taip net ir atviras planas gali tapti tinkama aplinka intensyviam darbui.

Kaip vertinti, ar veikia biuro modelis

Norint žinoti, ar jūsų biuro planas veikia, verta periodiškai klausti komandos: ar pavyksta susikaupti? Ar pakanka vietos pokalbiams? Ar jaučiatės patogiai? Kokiu paros metu triukšmas didžiausias? Taip pat galima stebėti, kurios zonos naudojamos dažniausiai, o kurios tuščios. Remdamiesi atsakymais galite keisti išdėstymą, taisykles ar įrangą. Geras biuras nėra nustatytas visam laikui, o nuolat kinta kartu su žmonėmis, kurie jame dirba.

Pokalbių kultūra ir pagarba

Nesvarbu, koks biuro planas, daug priklauso nuo žmonių elgesio. Pagarbus elgesys su kolegų laiku ir erdve padeda išvengti daugelio problemų: tylesnis balsas, ausinės, kai bendraujama tyliai, ir paprastas klausimas „ar galiu pertraukti?”. Kai kolegos jaučia pagarbą, net sudėtinga aplinka tampa pakenčiama.

Mintis pabaigai

Nėra vieno teisingo atsakymo: atviras biuras ir kabinetai turi stipriųjų ir silpnųjų pusių. Geriausias sprendimas dažnai yra lankstumas, kuris leidžia žmonėms pasirinkti aplinką pagal užduotį. Prieš keisdami biuro planą, paklauskite komandos, ko jai reikia, ir išbandykite pokyčius mažais žingsniais.