Biuras El. paštas buvo sukurtas kaip patogus bendravimo būdas, bet daugeliui jis tapo viena didžiausių dienos laiko vagių. Vidutinis biuro darbuotojas per dieną gauna dešimtis ar šimtus laiškų, ir daug laiko praleidžia juos skaitydamas, rašydamas ar tiesiog tikrindamas, ar nėra ko nors naujo. Gera žinia: kelios paprastos taisyklės gali sutaupyti ne vieną valandą per savaitę ir sumažinti stresą.
Tikrinkite paštą nustatytu laiku
Pirmoji ir svarbiausia taisyklė: netikrinkite pašto nuolat. Kiekvienas žvilgsnis į dėžutę pertraukia darbą, o grįžti į užduotį užtrunka. Pasirinkite dvi–keturias valandas per dieną, kai peržiūrite laiškus, pavyzdžiui, rytą, vidurdienį ir vakare. Kitu metu laikykite programą uždarytą ir išjunkite pranešimus.
Daugelis nustemba, kad pasaulis nesugriūva, jei į laišką atsakoma po kelių valandų. Jei dirbate darbą, kuriam reikia greito reagavimo, aptarkite su komanda kitą kanalą skubioms žinutėms.
Šią temą papildo straipsnis: Skaitmeninė tvarka: kaip sutvarkyti failus ir el. laiškus.
Pradėkite dieną ne nuo pašto
Atidarę laiškus iš ryto, iš karto įsitraukiate į kitų žmonių prioritetus. Geriau pirmą valandą skirti savo svarbiausiai užduočiai, o paštą atidaryti tik vėliau. Tai paprastas pakeitimas, kuris daugeliui duoda daugiausia naudos.
Taisyklė „vienas kartas”
Kai atidarote laišką, nuspręskite iš karto: atsakyti, deleguoti, užsirašyti užduotį, archyvuoti ar ištrinti. Nepalikite jo „vėliau”, nes kiekvieną kartą skaitysite iš naujo. Jei atsakymas užtrunka mažiau nei dvi minutes, atsakykite iš karto. Jei ilgiau, įrašykite užduotį į sąrašą ir archyvuokite laišką.
Rašykite trumpai ir aiškiai
Geras laiškas turi aiškią temą, trumpą tekstą ir aiškų prašymą. Pradėkite nuo pagrindinės minties, nurodykite, ko tikitės ir iki kada. Venkite ilgų įžangų ir nereikalingų detalių. Vienas laiškas – viena tema. Jei jums reikia atsakymo į kelis klausimus, sunumeruokite juos.
Tema turi būti informatyvi: „Pasiūlymo derinimas: reikia atsakymo iki penktadienio” yra daug geriau nei „Klausimas”.
Naudokite pasiruošusius atsakymus
Daugelis laiškų panašūs, todėl galima turėti paruoštus šablonus: padėka, susitikimo patvirtinimas, informacijos prašymas. Daugelis programų turi greitųjų atsakymų funkciją. Šablonai sutaupo laiko ir užtikrina vienodą kokybę. Tik nepamirškite pritaikyti asmeniškai, kad tekstas neskambėtų mechaniškai.
Ribokite „Atsakyti visiems” ir kopijas
Dažna problema – laiškai su per daug gavėjų. „Atsakyti visiems” naudokite tik kai tikrai visiems reikia atsakymo. Kopijuokite tik tuos, kam informacija būtina. Mažesnis gavėjų skaičius reiškia mažiau laiškų visiems ir mažiau triukšmo. Jei jus nuolat įtraukia į laiškus be reikalo, mandagiai paprašykite to nedaryti.
Naudokite taisykles ir filtrus
El. pašto programos leidžia automatizuoti tvarkymą. Sukurkite taisykles, kurios naujienlaiškius perkelia į atskirą aplanką, svarbių klientų laiškus pažymi, o pranešimus iš sistemų archyvuoja. Taip į dėmesio lauką patenka tik svarbiausi laiškai. Skirkite valandą šių taisyklių sukūrimui, ir jos tarnaus mėnesius.
Kada geriau paskambinti ar susitikti
Ne viskas tinka laiškui. Jei pokalbis kartojasi keletą kartų ar kyla nesusipratimų, geriau paskambinti ar susitikti. Sudėtingi ar jautrūs klausimai taip pat geriau aptariami gyvai. Daug laiškų grandinių, kurios tęsiasi dešimtimis žinučių, gali būti išspręstos per penkių minučių pokalbį.
Atostogos ir nepasiekiamumas
Prieš išvykdami nustatykite automatinį atsakymą su informacija, kada grįšite ir ką kreiptis skubiu atveju. Grįžę nesistenkite perskaityti kiekvieno laiško, kuris atėjo atostogų metu: pirmiausia peržiūrėkite naujausius, o senesnius greitai praeikite arba archyvuokite. Taip išvengsite didžiulio streso po atostogų.
Tonas ir mandagumas
Rašydami laiškus galvokite ne tik apie turinį, bet ir toną. Trumpas laiškas gali skambėti šaltai, todėl pridėkite mandagų sveikinimą ir padėką. Venkite didžiųjų raidžių, daugybės šauktukų ir ironijos, nes tekste jų intonacija prarandama. Prieš siųsdami emocingą laišką, palaukite kelias minutes ir perskaitykite iš naujo. Daug konfliktų kyla ne dėl pačių žinučių, o dėl to, kaip jos buvo suprastos.
Siunčiamų priedų ir nuorodų tvarka
Priedai dažnai tampa problema: failai užima daug vietos, atsiranda keli variantai, sunku rasti naujausią. Vietoje didelių priedų naudokite nuorodas į bendrą saugyklą. Pavadinkite failus aiškiai ir nurodykite, ką laiške reikia padaryti: peržiūrėti, patvirtinti ar tik žinoti. Prieš siųsdami patikrinkite, ar prisegtas teisingas failas ir ar neprisegti jautrūs duomenys.
Skubūs laiškai ir lūkesčiai
Kad laiškai netaptų nuolatiniu spaudimu, aiškiai pasakykite komandai, per kiek laiko paprastai atsakote. Dažnai pakanka pasakyti „atsakau per vieną darbo dieną”. Skubiems reikalams susitarkite dėl kito kanalo, pavyzdžiui, telefono skambučio. Kai aiškūs lūkesčiai, niekas nesijaudina, kad nesulaukė atsakymo per pusvalandį, ir visi dirba ramiau. Tai taip pat sumažina poreikį nuolat tikrinti paštą.
Savaitės peržiūra
Kartą per savaitę peržiūrėkite savo pašto dėžutę: ar neliko neatsakytų laiškų, ar nėra užmirštų prašymų, ar nereikia atsisakyti prenumeratų. Dvidešimt minučių tokio ritualo padeda išlaikyti tvarką, o kartu leidžia pastebėti, kurie laiškai atima daugiausia laiko. Tada galima ieškoti, kaip juos sumažinti: šablonais, taisyklėmis ar pokalbiu su kolega, kuris dažniausiai rašo.
Mintis pabaigai
El. paštas turėtų tarnauti jums, o ne atvirkščiai. Pasirinkite kelias taisykles, kurios jums atrodo lengviausios, ir pradėkite jas taikyti: nustatytas laikas, greitas sprendimas dėl kiekvieno laiško, trumpi tekstai, automatiniai filtrai. Po kelių savaičių pamatysite, kiek laiko atlaisvinote, ir galėsite skirti jį darbui, kuris iš tiesų svarbus.
Skaitykite daugiau
- Skaitmeninė tvarka: kaip sutvarkyti failus ir el. laiškus
- Kaip sumažinti nuolatinius pertraukimus darbe
- Darbas iš namų: kaip įsirengti kampą ir išlaikyti rutiną
- Kaip pasirinkti kompiuterio monitorių darbui: dydis, skiriamoji geba, tipas
- Biuro įrangos pirkimo patikros sąrašas
Daugiau šios temos straipsnių: Įrankiai, tvarka ir komunikacija.
