Kaip sumažinti nuolatinius pertraukimus darbe

Pertraukimai yra viena didžiausių šiuolaikinio biuro problemų. Kolega prieina paklausti vieno dalyko, telefone pasirodo pranešimas, el. pašto programa pypteli, o pokalbių grupė užsipildo žinutėmis. Kiekvienas pertraukimas atrodo nekaltas, bet kartu jie suryja didžiąją dienos dalį ir palieka jausmą, kad nieko nepasiekta. Gera žinia: daugelį pertraukimų galima sumažinti nesugadinus santykių su kolegomis ir nepaneigus paslaugumo.

Kodėl pertraukimai tokie brangūs

Pertraukimo kaina ne tiek jo trukmė, kiek laikas, reikalingas grįžti į darbą. Kai nutraukiate užduotį, smegenims reikia kelių minučių ar daugiau, kad vėl įsijungtų į ankstesnę mintį. Net trumpas pokalbis gali išmušti iš ritmo kone dvidešimčiai minučių. Jei per dieną pertraukiama dešimt kartų, dalis darbo laiko išsikiša kaip „atsigavimas”.

Be to, nuolatinis perjunginėjimas didina nuovargį ir klaidų skaičių. Pavargę darome klaidų, tampame irzlesni ir dažniau ieškome lengvų užsiėmimų, kurie dar labiau trukdo susikaupti.

Šią temą papildo straipsnis: Gilaus darbo valandos: kaip apsaugoti dėmesį biure ir namuose.

Atpažinkite pertraukimų rūšis

Pirmiausia pasižiūrėkite, iš kur jie ateina. Per kelias dienas užsirašykite, kas ir kodėl jus pertraukia. Gali būti, kad dauguma pertraukimų susiję su tais pačiais keliais dalykais: viena kolega, tam tikra programa ar nuolatinė klausimų rūšis.

Paprastai pertraukimai skirstomi į kelias grupes: realūs skubūs reikalai (reti), kolegų klausimai, kuriuos galima spręsti vėliau (dažniausi), technologiniai pranešimai ir savi išsiblaškymai, kai patys nusprendžiame patikrinti telefoną. Kiekvienai grupei reikia kitokio sprendimo.

Technologiniai pertraukimai

Lengviausia pradėti nuo to, ką galima kontroliuoti pačiam. Išjunkite pranešimus, kurie nėra būtini: socialiniai tinklai, nereikšmingos programos, nauji laiškai. Laišką tikrinkite nustatytu laiku, pavyzdžiui, tris kartus per dieną, o ne nuolat. Telefoną padėkite kitoje vietoje ar įjunkite netrukdymo režimą dirbant svarbų darbą.

Pokalbių programose nustatykite būseną „užsiėmęs” ar „netrukdyti” ir naudokite ją kaip paprastą signalą kolegoms. Daugelis žmonių stebisi, kiek pertraukimų išnyksta tiesiog pakeitus nustatymus.

Pertraukimai iš kolegų

Čia reikia šiek tiek takto. Kolegos nenori jūsų trukdyti, jie tiesiog nežino, kad ne laiku. Susitarkite dėl aiškių taisyklių: tam tikros valandos be pertraukimų, ženklas ant stalo, kad dirbate susikaupę, ar sutarimas, kad nesvarbiems klausimams naudojamas laiškas ar žinutė.

Kai kas nors vis dėlto prieina, galite mandagiai pasakyti: „Dabar baigiu svarbų darbą, ar galiu užeiti pas tave po dvidešimt minučių?” Tai nėra grubu ir dažniausiai priimama puikiai. Atsakymas gali būti ir paprastas: „Duok man penkias minutes, užbaigsiu mintį.”

Susikurkite pasiekiamumo valandas

Vienas veiksmingiausių sprendimų – paskelbti, kada esate lengvai pasiekiami. Pavyzdžiui, kasdien nuo dešimtos iki vienuoliktos galite atsakyti į klausimus ir bendrauti, o likusį laiką dirbti susikaupę. Tai kolegoms suteikia aiškumą, o jums – ramybės. Daugelis vadovų taip pat vertina tokią tvarką, nes ji leidžia suplanuoti.

Kaip elgtis su vadovu

Kartais pertraukia ne kolegos, o vadovas. Čia padeda skaidrumas: paaiškinkite, kad esate įsitraukę į svarbią užduotį, ir paklauskite, ką reikia daryti pirmiausia. Dažnai vadovas nežino, kad pertraukia kažką, ką pats paskyrė. Aiškus prioritetų aptarimas nuima daugumą trinties taškų.

Atvira erdvė ir namai

Atvirame biure galima naudoti ausines, rinktis ramesnę vietą ar susitarti dėl tylos zonų. Namuose pertraukia šeimos nariai ir buitis, todėl padeda uždarytos durys, aiškus grafikas ir susitarimas, kada esate darbe. Net maža riba tarp darbo ir namų gali ženkliai sumažinti kasdienius trikdžius.

Kai pertraukimas vis dėlto įvyksta

Nuo pertraukimų visiškai apsisaugoti neįmanoma, todėl verta turėti būdą, kaip greitai grįžti prie darbo. Prieš pasitraukdami užsirašykite, ką darėte ir koks bus kitas žingsnis. Vienas sakinys pasiūlys atspirties tašką ir leis greičiau pereiti į ritmą. Tai paprastas įprotis, kuris sutaupo daug laiko.

Savi pertraukimai

Net jei kolegos ir technologijos tylės, galime pertraukti patys: patikrinti laišką, nuklysti į naršyklę, pasitikrinti telefoną. Tai daugiausia įprotis, o ne valios trūkumas. Kai pastebite norą išsiblaškyti, užsirašykite mintį ir lūktelėkite, ar jis praeis per kelias minutes. Dažniausiai praeina.

Pertraukimai ir komandos kultūra

Pertraukimų lygis dažnai priklauso nuo įmonės kultūros. Jei vadovai tikisi, kad į žinutes bus atsakoma per kelias minutes, žmonės nuolat budės. Jei kultūra leidžia atsakyti per kelias valandas, atsiranda daugiau erdvės susikaupti. Verta komandos susirinkime atvirai aptarti, kokio atsakymo greičio iš tiesų reikia, ir susitarti dėl skubių pranešimų kanalo, pavyzdžiui, telefono skambučio. Aiškios taisyklės sumažina nerimą, kad kažką praleisite.

Kasdieniai įpročiai

Keletas paprastų įpročių padeda sumažinti pertraukimus: pradėkite dieną nuo svarbiausios užduoties prieš atidarydami laiškus, laikykite telefoną kitoje vietoje, naudokite ausines, kai reikia susikaupti, ir kalendoriuje pažymėkite „dirbu susikaupęs” laiką. Taip pat naudinga rezervuoti keletą trumpų blokų atsakyti į visus nesvarbius klausimus vienu metu, kad jie nepatektų į visą dieną. Po kelių savaičių daugelis pastebi, kad jaučiasi mažiau išsekę ir kad darbo kokybė pagerėjo.

Mintis pabaigai

Visiškai be pertraukimų niekas nedirba, ir tai nebūtina. Tikslas – kad jų būtų mažiau ir kad jūs galėtumėte rinktis, kada atsiliepti. Pradėkite nuo vienos pakeitimo šią savaitę: išjunkite pranešimus ar paskelbkite tylos valandas. Greitai pastebėsite, kiek daugiau pavyksta nuveikti.