Eisenhowerio matrica: kaip atskirti skubų darbą nuo svarbaus

Dauguma mūsų darbo dienų prabėga gesinant gaisrus: skamba telefonas, ateina skubus laiškas, kolega prašo greitos pagalbos. Vakare atrodo, kad visą dieną dirbome, bet tai, kas iš tiesų svarbu, vėl liko nepaliesta. Eisenhowerio matrica padeda pamatyti, kodėl taip nutinka, ir paprastai išskiria skubius darbus nuo svarbių. Tai vienas paprasčiausių sprendimų priėmimo įrankių, kuriuo galima pasinaudoti per kelias minutes.

Trumpai lentelėje

Iš kur atsirado matrica

Metodas siejamas su Jungtinių Valstijų prezidentu ir generolu Dwightu Eisenhoweriu, kuris, kaip pasakojama, mėgo sakyti, kad tai, kas skubu, retai būna svarbu, o tai, kas svarbu, retai būna skubu. Vėliau šią mintį išpopuliarino verslo mokymo autoriai, ir ji tapo keturių langelių lentele, kurią šiandien naudoja šimtai tūkstančių žmonių.

Keturi langeliai

Matrica sudaryta iš dviejų ašių: svarbumo ir skubumo. Taip gaunami keturi langeliai.

Šią temą papildo straipsnis: Kaip sudaryti dienos planą, kuris išlieka realus visą savaitę.

Svarbu ir skubu. Tai krizės, terminai, kurie baigiasi šiandien, rimtos problemos. Šias užduotis reikia daryti iš karto.

Svarbu, bet neskubu. Tai planavimas, mokymasis, santykių kūrimas, sveikata, strateginiai darbai. Būtent čia slypi didžiausia ilgalaikė vertė, bet šios užduotys neturi aiškaus spaudimo, todėl jas dažniausiai pamirštame.

Skubu, bet nesvarbu. Tai dažnai kitų žmonių prašymai, daugelis laiškų, kai kurie skambučiai. Jie kelia spaudimą, bet mažai prisideda prie jūsų tikslų. Šias užduotis verta deleguoti arba spręsti greitai.

Nei svarbu, nei skubu. Tai laiko švaistikliai: begalinis naršymas, nereikalingi susirinkimai, atsitiktinis kalbėjimasis. Daugumą jų galima tiesiog atsisakyti.

Kaip nustatyti, kas svarbu

Svarbumas priklauso nuo jūsų tikslų. Prieš pradėdami naudoti matricą, pagalvokite, kas jums šiais metais svarbiausia: projektas, kuris turi būti baigtas, įgūdis, kurį norite išmokti, santykiai, kuriuos norite stiprinti. Tai, kas prisideda prie šių tikslų, yra svarbu. Visa kita, net jei šaukia garsiai, svarbumo reikšmę praranda.

Skubumas yra kitas dalykas: tai laikas, per kurį užduotis turi būti įvykdyta, ir pasekmės, jei to nebus. Daug dalykų atrodo skubūs tik todėl, kad kas nors prašo atsakyti dabar.

Kaip naudoti praktiškai

Paimkite lapą ar skaitmeninį užrašą ir nubrėžkite keturis langelius. Surašykite visas užduotis, kurios šiuo metu sukasi galvoje, ir paskirstykite jas pagal tai, kaip jos atitinka kiekvieną langelį. Tai užtrunka dešimt minučių, bet leidžia pamatyti, kiek daug laiko skiriate tam, kas iš tikrųjų nesvarbu.

Tada paklauskite savęs: ką darysiu šiandien? Pirmiausia pirmą langelį, tada planuosiu laiką antram, o likusius pereisiu trumpai arba atsisakysiu.

Antras langelis – tikroji kova

Žmonės, kurie nuolat gesina gaisrus, gyvena pirmame langelyje. Pasiekti pažangą galima tik didinant laiką antrame: planavimui, prevencijai, mokymuisi. Jei reguliariai investuojate į svarbius, bet neskubius darbus, krizių mažėja, o pirmas langelis plonėja.

Pavyzdžiui, jei kasdien skiriate dvidešimt minučių tvarkyti dokumentus, nereikės panikos ieškoti jų prieš susitikimą. Jei reguliariai tikrinate sistemų atsargines kopijas, nereikės bėgioti kilus gedimui. Tai ne efektingi, bet labai veiksmingi darbai.

Deleguoti ir atsisakyti

Trečias langelis dažnai klaidina, nes skubūs prašymai kelia jausmą, kad turime juos vykdyti. Paklauskite: ar galiu tai perduoti kam nors kitam? Ar tai tikrai turi daryti būtent aš? Jei ne, deleguokite arba pasiūlykite kitą sprendimą. Jei delegavimo galimybės nėra, padarykite užduotį greitai ir vidutinės kokybės, nes tobulumas čia nepateisina laiko.

Ketvirtas langelis dažnai paprasčiausias: tai, ko galima nedaryti. Pasižiūrėkite, kokie ritualai ir susitikimai nieko neduoda, ir pabandykite jų atsisakyti bent mėnesiui.

Dažniausios klaidos

Pirmoji klaida – viską įvardyti kaip svarbų ir skubų. Tai paprastai rodo, kad matrica nenaudojama sąžiningai. Antroji – naudoti ją vieną kartą ir pamiršti. Matrica veikia tik reguliariai atnaujinama, geriausia kiekvieną rytą ar savaitės pradžioje. Trečioji – ignoruoti antrą langelį, nes jis „vėliau”. Vėliau dažnai virsta niekada.

Pavyzdys iš biuro

Įsivaizduokite administratorę, kuri savaitės pradžioje turi dvidešimt užduočių. Kliento skambutis dėl vėluojančio užsakymo patenka į pirmą langelį. Biuro priemonių užsakymas kitai savaitei – į antrą. Kolegos prašymas surasti seną sąskaitą – į trečią. Nuolatinis socialinių tinklų tikrinimas – į ketvirtą. Pamačiusi tokį paskirstymą, ji supras, kad dieną verta pradėti nuo kliento, paskui skirti laiko užsakymui ir ramiai atsakyti kolegai, o socialinius tinklus apriboti.

Matrica komandoje

Eisenhowerio matricą galima naudoti ne tik asmeniškai, bet ir komandoje. Per savaitės susirinkimą kartu paskirstykite užduotis į keturis langelius ir aptarkite, kas iš tikrųjų skubu. Dažnai paaiškėja, kad dalis „skubių” užduočių tokios tik todėl, kad niekas jų neplanavo. Taip pat matrica padeda vadovams paaiškinti prioritetus ir paskirstyti darbus teisingiau: svarbias, bet neskubias užduotis suplanuoti iš anksto, o skubias, bet nesvarbias pasidalyti.

Kaip ją palaikyti gyvą

Daugelis matricas sukuria vieną kartą ir nebenaudoja. Kad ji veiktų, pritaikykite ją savo rutinai. Rytais skirkite penkias minutes peržiūrėti sąrašą ir pažymėti, kur kuri užduotis patenka. Vakare atsakykite sau, kiek laiko praleidote antrame langelyje. Jei beveik nelikote jame, kitą dieną pakeiskite planą. Po kelių savaičių toks įprotis tampa natūralus ir pradeda atsipirkti: sumažėja skubotų darbų, daugiau laiko lieka svarbiems projektams, o pavargimas nebe toks didelis.

Mintis pabaigai

Eisenhowerio matrica nėra stebuklas, bet tai paprastas būdas kasdien sąmoningai rinktis, kam skirti dėmesį. Pradėkite nuo vienos lentelės šią savaitę ir pažiūrėkite, ar pasikeitė jūsų diena. Jei pavyks daugiau laiko skirti tam, kas svarbu, o ne vien skubiam, jausitės mažiau užsiėmę ir daugiau pasiekę.

Skaitykite daugiau

• Kaip sudaryti dienos planą, kuris išlieka realus visą savaitę
• Pomodoro technika: kaip ją pritaikyti, kad ji tikrai veiktų
• Kaip sumažinti nuolatinius pertraukimus darbe
• Darbų sąrašai: popierius, programėlė ar kalendorius – ką rinktis
• Produktyvumo metodų palyginimas

Daugiau šios temos straipsnių: Produktyvumas ir darbo organizavimas.